日々の生活や仕事で触れる情報は年々増え続けています。
SNS、メール、メモ、調べた内容、やるべきこと、保存しておきたい資料…。これらが整理されずに積み重なると、頭の中が常にいっぱいになり、判断が遅れたり、やるべきことを忘れたりと、ストレスの原因になりやすくなります。
情報管理の目的は「全部を覚えること」ではなく、
必要な情報を必要なときに迷わず取り出せる状態をつくること。
一度仕組みをつくってしまえば、情報に振り回されることがなくなり、毎日の行動がとてもスムーズになります。
この記事では、情報管理をうまく進めるための基本、整理の手順、デジタルと紙の使い分け、実践しやすい管理方法まで、幅広くわかりやすく紹介します。
【この記事でわかること】
・情報管理が難しく感じる理由
・頭がスッキリする情報整理の基本
・紙とデジタルの最適な使い分け
・タスク・メモ・データ管理の具体的方法
・情報に振り回されない判断基準
・よくある悩みと改善のヒント
情報管理が難しく感じるのは「仕組みがない」から
情報があふれる時代だからこそ、整理する方法を知らないと負担が大きくなります。まずは、多くの人がつまずく理由から見ていきます。
情報の“入り口”が多すぎる
メール、チャット、SNS、紙の資料、写真、動画…。
情報はあらゆる場所から入ってきます。
入り口が多いほど
・分類が追いつかない
・どこに保存したか忘れる
・必要な情報を探す時間が増える
といった負担が発生します。
「重要度」が曖昧なまま情報を溜め込んでしまう
大切な情報も、そうでない情報も同じように保管すると、すぐに混乱します。
・とりあえず保存
・読み返さないメモが増える
・後で見るつもりの資料がたまる
情報管理で最も大切なのは、不要な情報を減らす判断基準です。
保存場所が統一されていない
同じ種類の情報でも、保存先がバラバラだとすぐに探しづらくなります。
例
・写真はスマホとPCに分散
・仕事のメモが紙とアプリに混在
・書類が複数フォルダに存在
情報が迷子になる状態では、管理は難しくなる一方です。
“ルールがない”ことで処理が後回しになる
仕組みがないと、判断が必要になり、後回しが積み重なります。
・分類の基準が曖昧
・どこに保存するか毎回迷う
・情報に触れるたび疲れを感じる
情報管理は、ルールを作り、迷わない状態にすることで驚くほど楽になります。
情報管理の基本は「入れる」「整理する」「取り出す」の3ステップ
どれほど複雑な情報でも、この3つを整えるだけで管理しやすくなります。
① 入れる｜情報の入り口をできる限り減らす
情報が入ってくる場所が多いほど混乱が増えます。
できる工夫
・メモアプリを一つに統一
・連絡手段を絞る
・紙は写真に撮ってデジタル化する
まずは入り口を減らすだけで管理が簡単になります。
② 整理する｜情報を3つに分類する
情報は次の3種類に分類すると整理が進みます。
1）すぐ使う情報
2）保管しておく情報
3）今後不要な情報
分類の軸を“使う頻度”にすることで、迷わず判断できます。
③ 取り出す｜必要な情報を素早く探せる仕組みをつくる
最も大切なのは、「探す時間を減らす」ことです。
・フォルダ名を統一する
・保存場所を一つにまとめる
・キーワード検索が使えるアプリを選ぶ
取り出しの手間が減ると、管理は一気に楽になります。
紙とデジタルの使い分けができると情報整理が進む
紙とデジタルにはどちらにもメリットがあります。目的に合わせて使い分けると、情報が散らかりません。
紙が向いている情報
・アイデア出し
・感情の整理
・一時的なメモ
触れながら整理できるのが紙の強みです。
デジタルが向いている情報
・写真、データ、資料
・長期保管が必要な情報
・検索で探したい情報
大量の情報はデジタル管理が最適です。
併用する場合は“役割”を決める
例
紙：思考整理・書き出し
デジタル：保管・活用
迷わないためには役割の明確化が欠かせません。
タスク管理と情報管理はセットで考えると効率が上がる
情報と「やるべき行動」は密接につながっています。
情報が整理されると行動が軽くなる
必要な情報にすぐアクセスできれば、行動の質は大きく変わります。
・仕事が早くなる
・忘れ物が減る
・決断がしやすくなる
情報管理は、生活改善全体に効果を発揮します。
タスク管理の基本は「1箇所にまとめる」こと
やることがあちこちに散らばるほど、管理は難しくなります。
例
・アプリにまとめる
・紙の手帳に集約
・Googleカレンダーを一元化
どこに書けばいいか迷わない状態が最重要です。
“期限”“重要度”“所要時間”で分けると行動が進む
タスク管理では次の3軸を基準にすると迷いません。
・いつまでにやるか
・どれくらい重要か
・どれくらい時間がかかるか
分類すれば、今日やるべきことが明確になります。
今日から使える“情報管理の具体的なテクニック”
管理方法がわかっても、実際にどう実行するかがわからないと続きません。ここでは生活や仕事で活かせる実践的な方法をまとめています。
フォルダは“最小限”にするのが鉄則
情報管理が苦手な人ほどフォルダを増やしすぎる傾向があります。
おすすめの基本構成
・仕事
・個人
・お金
・写真・データ
・保管（長期保存）
階層は深くしないことがポイントです。
ファイル名は“検索されること”を前提につける
ファイル名の付け方次第で、検索効率が大きく変わります。
例
・2024_請求書5月 ・打合せメモ商品A
・レシピ鶏むね簡単
後から見ても迷わない名前がベストです。
メモは“ひとつの場所”に集める
アイデア・買い物メモ・気づき・調べたことなど、すべて一つのアプリやノートにまとめます。
メモが散らばらないだけで、思考が驚くほど整理されます。
「5分以内でできる情報整理」を習慣にする
大きく整理しようとすると続かないため、短時間でできる行動を習慣化します。
例
・不要メールの削除
・写真の整理
・新しい情報の保管場所を決める
小さな積み重ねが管理の精度を高めます。
SNS・LINE・メールは通知設定を見直す
通知が多いほど、情報に振り回されやすくなります。
・重要度の低い通知はオフ
・確認する時間帯を決める
・既読スルーを気にしない仕組みを作る
入力をコントロールするだけで心の余裕が生まれます。
“続けられる情報管理”にするための仕組みづくり
整理しても続かないのは、やり方が難しいのではなく“生活に合っていない”だけです。
ここでは無理せず続く仕組みを作るポイントを紹介します。
完璧を目指さず“ざっくり管理”から始める
完璧に整えようとすると挫折しやすくなります。
・分類は大まかで良い
・迷ったら“保管フォルダ”へ
・整理は後からいくらでも修正可能
まずは負担を減らすことを優先します。
定期的に見直す時間をつくる
月に1回だけでも
・フォルダ整理
・メモの統合
・いらないデータの削除
を行うことで、情報が溜まりにくくなります。
“使う自分”の視点で仕組みを作る
情報管理は手段であり目的ではありません。
・後から自分が探しやすいか
・使う場面がイメージできるか
・無理なく続けられるか
この視点だけで管理の質が大きく変わります。
FAQ｜情報管理の方法に関するよくある質問
情報管理の悩みは多くの人に共通します。ここでは特に寄せられやすい質問と答えをまとめました。
情報を整理したいと思っても、何から始めればよいか迷うことがあります。そんな時に役立つ質問と答えをまとめています。
Q〜情報管理が苦手でも続けられる方法はありますか？
A〜フォルダやルールを増やしすぎないことが重要です。最小限の分類に絞り、迷った情報は“保管フォルダ”に入れるだけでも続きやすくなります。
Q〜紙とデジタル、どちらで管理すべきですか？
A〜どちらが良いかではなく、用途で使い分けることが大切です。思考整理は紙、長期保存や検索はデジタルと役割を分けると迷いません。
Q〜家族や仕事で共有する情報が混乱します。どう改善すれば良いですか？
A〜共有フォルダをひとつ作り、保存ルールを統一するのがおすすめです。ファイル名の形式を揃えるだけでも使いやすさが向上します。
Q〜情報が増え続けて整理が追いつきません。
A〜整理する前に“情報の入り口を減らす”ことが効果的です。通知を減らし、保存先を一本化することで自然と管理量が減っていきます。
Q〜どの管理アプリを選べば良いかわかりません。
A〜選ぶ基準は「検索しやすい」「スマホとPCで同期できる」の2つです。アプリの機能より、使い続けられるシンプルさを重視すると失敗しません。
まとめ｜情報管理は“迷わない仕組み”を作ることで驚くほど楽になる
情報管理を難しくしているのは、情報の量ではなく「判断する負担」です。
情報の入り口を減らし、保存場所を統一し、必要な情報だけが残る仕組みをつくると、日々の迷いが大きく減ります。
完璧に整理する必要はありません。
大まかな分類だけでも情報は扱いやすくなり、思考も行動も軽くなります。
あなたの毎日が、必要な情報にすぐアクセスできる“ストレスの少ない環境”に変わりますように。