【この記事を読んでわかること】
・資料作成がしんどくなる本当の原因（時間より「構成の迷い」と「言語化疲れ」）
・AIで資料作成はどれだけラクになるか（目安の時短と気持ちの変化）
・初心者でも再現できる、AI資料作成の具体的な方法（5ステップ）
・資料作成専用AIプロンプト10個（完成版・コピペOK）
・AIの誤りの見抜き方、検証のやり方、情報の扱い方（安心して使うコツ）
「資料の締切が近いのに、白紙のまま固まる」
「何を書けばいいか分からず、気づけば時間だけ溶ける」
「結局、夜に残って“それっぽい資料”を作ってしまう」
忙しい30〜50代ほど、資料作成がしんどくなるのは当然です。
資料作成は“作業”に見えて、実は“判断”の連続だからです。
・結論をどう置くか
・何を捨てて、何を残すか
・相手に刺さる流れはどれか
・言い回しは失礼じゃないか
・根拠は弱くないか
・見た目がダサくないか
この小さな判断が積み重なると、集中力が削られ、資料は遅くなり、気持ちだけが焦ります。
ここで役に立つのがAIです。
AIは、あなたの代わりに資料を“完成まで自動で作る魔法”ではありません。
でも、資料作成で一番消耗する「構成づくり」「要約」「言語化」「整える」を強力に肩代わりできます。
つまり、AI資料作成のコツは、AIを作業係にするのではなく「編集係・構成係・下書き係」にすることです。
このページでは、UPON FAMILYが実際に使って効果が大きかった
“AIで資料作成を効率化する方法”を、初心者でも再現できる形でまとめます。
最初から全部完璧を目指さなくて大丈夫です。
まずは「目次だけ」「結論だけ」でも、AIに作ってもらうところから始めると、進み方が変わります。
AIで資料作成はどれだけラクになる？
AI資料作成で最初に変わるのは、手の速さより「白紙で止まる時間」です。
白紙がなくなると、自然にスピードが上がります。
目安として起こりやすい変化は次の通りです。
・構成（目次）づくり：30〜60分 → 5〜15分（たたき台あり）
・文章化（説明文・箇条書き）：60分 → 15〜25分（要点から生成）
・要約（長文→要点）：20分 → 3〜8分
・スライドの骨子（各ページのメッセージ）：60分 → 15〜20分
・仕上げ（言い回し・読みやすさ調整）：30分 → 10〜15分
ただし、AIでラクになる本質は「時短」だけではありません。
・迷いが減る
・不安が減る
・締切前の焦りが減る
この“気持ちの軽さ”が、結果的に作業を進めやすくします。
資料作成がしんどい人ほど、まずはAIで「白紙時間」を消すのが最短ルートです。
AIが資料作成を改善する仕組み
AIが得意なのは、情報を「伝わる形」に整えることです。
特に強いのは次の3つです。
・情報整理：散らかったメモや素材を、目的に合わせて整える
・選択肢の圧縮：言いたいことを絞って、流れを作る
・パターン化：定番の型（結論→根拠→具体→次）に当てはめる
資料作成が重くなる原因の多くは「毎回ゼロから構成を考える」ことです。
同じ報告資料でも、同じ提案でも、毎回いちから流れを作ると疲れます。
AIに「読み手」「目的」「制約」を渡すと、
構成案、見出し、箇条書き、話し方のトーンまで、たたき台を作ってくれます。
たたき台があるだけで、資料作成は“編集作業”に変わり、負担が下がります。
もう一つ重要なのは、AIが「不足」を見つけられることです。
・根拠が弱い
・結論が曖昧
・前提が足りない
・質問されそうな点が抜けている
この視点をAIに持たせると、質も安定します。
初心者でも使えるおすすめAIツール
資料作成は「毎日触れる環境」で続きます。
まずは“最短で開けるAI”を選ぶのが正解です。
代表ツール比較（目安）
・ChatGPT：構成づくり、文章化、言い換え、要約が強い。資料の骨子作りに向く
メリット：柔軟、相談しやすい、テンプレ資産化しやすい
デメリット：条件が曖昧だと、構成も曖昧になりやすい
・Gemini：調べもの＋要約＋整理の流れが作りやすい
メリット：検索感覚で使いやすい
デメリット：社内情報・機密を入れすぎない配慮が必要
・Copilot：表や手順化、要点抽出が得意。Microsoft環境で運用しやすい
メリット：実務的で速い、整理の再現性が高い
デメリット：文章の温度感は微調整が必要なことがある
結論：資料作成の効率化は「ツール」より「聞き方の型」で決まります。
最初は一つに絞って、同じ聞き方を使い回すと成果が出やすいです。
具体的な使い方（ステップ形式）
ここでは、UPON FAMILY式の“続く運用”として5ステップでまとめます。
資料作成が苦しい人ほど「順番」が重要です。
① 悩みを可視化する
資料作成が止まる理由を、まず言葉にします。
例
・何を書けばいいか分からない（目的が曖昧）
・情報が多すぎてまとめられない（取捨選択ができない）
・文章が出てこない（言語化が重い）
・見た目が整わない（デザインが不安）
ここを曖昧にしたままAIに投げると、答えも曖昧になります。
「詰まりの種類」を先に決めると、AIの出番がはっきりします。
② AIに最適化したプロンプトを投げる
資料作成でAIに渡すべき条件は、まず3つです。
・読み手（上司／役員／顧客／社内チーム）
・目的（報告／提案／説明／意思決定）
・制約（枚数、時間、トーン、締切）
これだけで、AIは構成のたたき台を作りやすくなります。
ここでのコツは、資料作成を「相談」ではなく「依頼」に変えることです。
③ AIが作った案を生活にカスタムする
AIは正解ではなく、たたき台です。
社内の言い回し、相手との距離感、現場の事情で調整します。
修正は1回で十分です。
最初から100点を狙うほど、資料作成は逆に遅くなります。
60点で形にして、必要な部分だけ磨くのが最短です。
④ 自動化できるところを自動化する
資料作成は、型を作るほどラクになります。
・報告：結論→背景→数値→課題→次アクション
・提案：課題→原因→解決策→効果→導入ステップ
・共有：要点→決定事項→未決→ToDo
この型をAIに“テンプレ”として作らせると、次回から速くなります。
⑤ 効果を定量評価し、再最適化する
資料作成の効率化は、時間だけでなく疲労で評価します。
・白紙で止まる時間が減ったか
・締切前の焦りが減ったか
・レビュー修正が減ったか
1週間ごとに、次の3つだけ振り返ると改善が続きます。
・一番ラクだった資料作成の場面
・詰まった場面
・次回の聞き方の改善点
専用AIプロンプト集
資料作成は、プロンプトを“資産”にすると一気にラクになります。
以下は、UPON FAMILYが実際に使って再現性が高かった形に寄せた完成版です。
そのままコピペで使えます。
プロンプト1：目的と結論を先に決める
次のテーマで資料を作ります。
読み手と目的を踏まえて、結論（最初に伝える一文）を3案出してください。
その上で、結論に至る前提条件も3つ書いてください。
テーマ：
読み手：
目的：
制約（枚数・時間）：
プロンプト2：構成（目次）を作る
次の条件で、スライド（または資料）の構成案（目次）を作ってください。
各ページのタイトルと、そのページで伝える一番大事なメッセージも付けてください。
読み手：
目的：
枚数：
入れたい要素：
避けたいこと：
プロンプト3：長文メモを要点に要約して整理
以下のメモを、要点5つに要約してください。
さらに「事実」「課題」「提案」「リスク」「次アクション」に分類して整理してください。
メモ：
（貼り付け）
プロンプト4：1枚スライド用の箇条書きを作る
次のページ（テーマ）について、箇条書きで説明文を作ってください。
条件：1行20文字前後、最大6行、結論先出し、曖昧表現を減らす
ページテーマ：
前提：
入れたい数字や事実：
プロンプト5：図解・表のたたき台を提案
この内容を、スライドで伝わる形にしたいです。
最適な図解（例：フロー、比較表、2軸、ロードマップ等）を3案提案し、
それぞれに入れる要素と見出し案も書いてください。
伝えたい内容：
読み手：
目的：
プロンプト6：提案資料の説得力を上げる（反論潰し）
次の提案資料について、読み手が抱きそうな反論・疑問を10個挙げてください。
その反論に対する短い回答（スライドに入る一文）も作ってください。
提案の概要：
読み手：
前提条件：
プロンプト7：文章の言い換え（丁寧・分かりやすい）
次の文章を、読み手に伝わりやすく、角が立たない形に言い換えてください。
トーン：簡潔、丁寧、回りくどすぎない
文章：
（貼り付け）
プロンプト8：レビュー前のセルフチェック（抜け漏れ防止）
以下の資料の構成について、抜け漏れがないかチェックしてください。
「目的に対して不足している情報」「根拠が弱い箇所」「誤解されやすい表現」を指摘し、
修正案を箇条書きで出してください。
構成案：
（貼り付け）
プロンプト9：発表（説明）用の話し方台本を作る
この資料を説明します。
1ページごとに「話す内容（30秒）」を作ってください。
さらに、最後に想定Q&Aを5つ作ってください。
構成案：
（貼り付け）
想定時間：
読み手：
プロンプト10：次回から速くするテンプレを作る
今後この種類の資料を繰り返し作ります。
目的別（報告／提案／共有）に、使い回せるテンプレ構成を作ってください。
各テンプレに「最初に埋めるべき項目（入力欄）」も付けてください。
実際の効果（Before / After）3例
ここでは、UPON FAMILYの実運用で起きた変化を
時間軸と感情変化をセットでまとめます。
職種や環境で差はありますが、変化の出方の参考になります。
例1：白紙で止まる時間が消えた（構成のたたき台）
Before（初週）
・資料の1枚目から手が止まる
・構成を考えるだけで40〜60分
・感情：焦り、圧迫感、自己嫌悪
After（2週間後）
・目次が5〜15分で決まり、作り始められる
・完成までの見通しが立つ
・感情：落ち着き、納得、余白
数字の変化：構成時間が最大60分→15分前後に短縮
例2：文章化が早くなり、修正が減った（箇条書き生成）
Before（初週）
・説明文を考えて止まる
・言い回しに悩み、1ページで30分以上
・感情：消耗、迷い、ため息
After（3週間後）
・箇条書きのたたき台が出るので編集に集中できる
・上司レビューでの修正が減る傾向
・感情：安心、達成感、切り替え
数字の変化：文章化の手戻りが体感で2〜3割減った
例3：締切前の焦りが減った（反論潰し＋チェック）
Before（初週）
・出してから指摘される不安が大きい
・「足りない」と言われて作り直し
・感情：緊張、恐さ、疲労
After（1か月後）
・反論と不足を先に潰せるので安心して出せる
・修正が“全面やり直し”から“部分調整”に変わる
・感情：安定、自信、余裕
数字の変化：大幅修正が月2回→月0〜1回程度に減る傾向
注意点・デメリット（失敗しないために）
AIは自信ありげに間違うことがある
資料作成では、AIがそれっぽく誤った方向に進めることがあります。
例
・根拠が弱いのに断定調
・数字や事実を補ってしまう
・社内ルールに合わない表現
回避策
・「事実と推測を分けて」と指示する
・「根拠の不足箇所を指摘して」と確認する
・重要な数字・固有名詞は原文で必ず確認する
条件が曖昧だと“ふわっとした資料”になる
よくある失敗
・いい感じの資料作って
・分かりやすくまとめて
これだと、結局使えないたたき台になります。
回避策
・読み手（誰に）
・目的（何のために）
・制約（何枚・何分）
この3点を必ず入れる
AIに頼りすぎると「中身が薄い」資料になることがある
AIは整えるのが得意ですが、現場の一次情報はあなたの中にあります。
AIに任せるのは「構成」「文章化」「見せ方」。
中身の要点（事実・数字・状況）は、あなたが最終確認します。
機密情報・個人情報は入れすぎない
会社名、顧客名、未公開情報、個人名は入力しないのが安心です。
A社・B社、数字は幅、個人名は役職に置き換えると、多くの資料作成は成立します。
AIトラブル解決策（誤回答・検証・つまずき・安全）
AIが誤回答しやすいケース
・原文にない内容を補ってしまう（それっぽい嘘）
・数字や日付を作ってしまう
・断定調で書いてしまう
・読み手の前提がズレているのに進める
情報の正しさを検証する方法（資料作成向け）
・「この主張の根拠はどこ？」と聞く（根拠の明示）
・「根拠の弱い箇所を列挙して」と依頼する
・「事実／推測／意見に分けて書き直して」と指示する
・数字、日付、固有名詞は必ず目視で原資料と照合する
初心者がつまずくポイント
・入力が多すぎて疲れる
・たたき台が多くて選べない
・完璧にしようとして時間が増える
対策
・条件は3つに絞る
・候補は3案までに制限する
・60点で形にして編集する
セキュリティ・個人情報の注意
・固有名詞（会社名、顧客名、個人名）は入れない
・未公開情報は入れない
・必要なら、要点だけを匿名化して入力する
資料作成は、匿名の条件でも十分に効率化できます。
AIで生活全体が整う応用例（資料作成から波及する）
資料作成が速くなると、余白が仕事以外にも広がります。
・家事：帰宅後に余裕が生まれ、段取りが崩れにくい
・子育て：締切前のピリピリが減り、声かけが穏やかになる
・家計：残業が減ると、コンビニ頼りや衝動買いが減りやすい
・健康：睡眠が削れにくくなり、体調が安定しやすい
資料作成は、単なる仕事術ではなく、暮らしの余白を生むスイッチです。
一度型ができると、効果が積み上がっていきます。
FAQ｜よくある質問
Q1：AIで資料作成は本当に時短になりますか？
A：時短になりやすいのは「構成（目次）」「要約」「文章化」です。白紙から作る時間が減るので、まずは目次だけAIに出させると体感が出やすいです。慣れるほど、編集中心になり全体が速くなります。
Q2：AIに何を入力すれば、使える構成になりますか？
A：読み手・目的・制約の3点が最重要です。例として「役員向け／意思決定のため／5枚・3分」のように入れると精度が上がります。さらに「入れたい要素」「避けたいこと」を一言添えると、より現実的になります。
Q3：AIが作った文章が“それっぽいけど薄い”です
A：AIは整えるのが得意な反面、一次情報が足りないと薄くなります。数字、現場の事実、具体例を1〜2個入れると厚みが出ます。プロンプト4で「入れたい数字や事実」を渡すと改善しやすいです。
Q4：資料の見た目（デザイン）が苦手です
A：まずはデザインより「1枚1メッセージ」を徹底すると見やすくなります。AIに「この内容に最適な図解を3案」と聞き、比較表やフローに落とすだけでも整います。色や装飾を増やすより、情報を減らす方が効果が出やすいです。
Q5：情報漏えいが心配で、AIに入れづらいです
A：固有名詞を伏せて、A社・B社、数字は幅、個人名は役職に置き換えると多くの資料は作れます。未公開情報は入れず、要点だけを匿名化して渡すのが安心です。重要な箇所は最終的に原資料で確認してください。
まとめ｜資料作成は「白紙時間」を消すと一気に進む
資料作成がしんどいのは、あなたの能力の問題ではありません。
毎回、構成と文章をゼロから決める判断が多すぎるだけです。
AIは、資料を勝手に完成させる存在ではなく、
資料の「構成」「要約」「文章化」「整える」を引き受けてくれる相棒です。
まずは一つだけで大丈夫です。
目次、結論、箇条書き、反論潰し。
一番重いところから「考える」を手放すと、資料作成は静かに回り始めます。
この記事で紹介した内容を、仕事全体の仕組みとして体系的に整えたい方は
「AIで仕事をラクに回すやり方」で、メール・議事録・タスク管理まで含めた全体像から実践できます。
また、メール・議事録・資料作成・タスク管理など、仕事をAIで効率化する実例一覧は
「AI × 仕事効率化カテゴリートップ」からまとめて読むことができます。